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創新管理\Management

NC財務管理模式

一、實現檔案管理電子化

檔案是公司一切經營活動在財務核算管理的□終歸集,是一個公司檔案管理的核心,是記載企業曆史和提供信息的寶庫,檔案是否完整直接關係到公司長遠的利益能否得以保全。實現檔案管理電子化即保證所有檔案皆有電子檔備份,方便管理與查閱。具體實施方案如下:

(一)設定檔案編碼規則(共16位):

1、第1至3位字母表示:所屬公司名稱;

2、第4至5位字母表示:所屬公司所屬部門;

3、第6至7位數字表示:檔案大類;

4、第8至11位數字表示:所屬會計年度;

5、第12至13位數字表示:所屬會計月度;

6、第14至16位數字表示:檔案小類;

以成陵財務部為例:ICLCW01201306001

(二)檔案分部門管理

按照公司組織架構,將各個部門檔案收集歸檔,按照部門分類歸檔;

(三)具體操作

1、按照編碼規則各部門根據本部門檔案類型設定檔案大類,根據大類具體分類設置檔案小類,形成整個公司的檔案編碼表

2、分析檔案編碼表中存檔資料性質,製定歸檔時間(每月的特定時間或每年的特定時間存檔)、歸檔裝訂方式(按月存檔按月裝訂或按月存檔按年裝訂)、歸檔責任人等信息。

3、公司檔案管理人員對公司檔案進行統一整理歸檔,建立完善的檔案管理製度,達到公司檔案完整,便於管理和查閱的目的。

(四)可行性分析

三大景區財務部從2014年4月份開始按該模式試行,截至到2015年3月31日試行滿一年。通過這一整年的工作,財務檔案管理基本進入電子化管理,為各個部門提供數據或查詢資料效率明顯。建議公司各個部門參照照財務部檔案管理辦法建立完善公司全部檔案,實現檔案管理電子化。

二、實現業務流程網絡化

隨著現代計算機網絡的日趨普及,網絡化辦公的優點突顯,推進網絡化辦公非常必要。我公司也應該將業務流程實現網絡化,提高工作效率,減少人員成本。

(一)進銷存流程實現網絡化

在亚游集团旅遊管理係統中設立進銷存模塊,該模塊可以按照部門設定,能夠實現涉及財務票據、周轉材料等的入庫、退庫、調撥、銷售、使用等功能。在票據、周轉材料等的入庫、退庫、調撥、銷售、使用等環節有相應的操作員和審核人員。這樣既減少了手工進銷存的人工成本,又保證了進銷存的準確性,也加強了票據、周轉材料等在各個環節的管控。月末根據模塊結存數對票據進行盤點,保證賬實相符,賬賬相符。

(二)財務報表實現網絡化

公司每個收入部門都會有專人做收入報表,交送財務,由財務進行核對。如果票據管理模塊建成,售票室向財務領取的票據在售票室銷售隻需售票員點擊生成報表按鈕即可自動生成報表,由操作員傳遞部門審核人員,再有部門審核人員傳遞財務部相應會計進行網絡報表審核,審核通過既生成報表,隻要某個環節有誤,返回操作員。整個操作過程可以解決紙質報表傳遞不及時的問題,減少專人做報表的人工成本。

三、實現固定資產管理係統化

為實現固定資產管理係統化,具體操作如下:

(一)建立資產管理係統,資產分為兩大模塊,即固定資產和重要資產。在每一個模塊下按照部門劃分資產,各部門均有自己的登錄端口。

(二)購入新資產需要相關資產管理部門統一錄入係統,在係統中填寫資產調撥單,將資產調撥到使用部門,調撥單在係統中以電子單據的形式傳遞,傳遞過程中需要有調出人、調出部門領導、調入部門領導、使用人電子簽字。

(三)資產報廢變賣需要相關使用部門生成資產報廢單,報廢單以電子單據傳遞,由使用人、使用部門領導、資產管理部門領導、資產管理員、公司領導一一審批。完成審批打印單據交送財務製單。

(四)各部門隨時登錄本部門客戶端,查詢部門資產,對資產進行盤點核實,保證本部門資產與係統賬麵相符,出現資產盤盈盤虧情況馬上辦理相關處理手續。

(五)資產盤點時固定資產明細需要和財務部固定資產卡片核對,與固定資產實物核對;重要資產明細與實物核對。

固定資產管理係統化,可以減少資產的流失,避免重複購置資產,提高閑置資產的利用率,便於盤點。